ОФИС-МЕНЕДЖЕРА (ПОМОЩНИКА РУКОВОДИТЕЛЯ) СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ

Должностные обязанности:

1. Принимать телефонные звонки и посетителей в приемной офиса.
2. Выяснять потребности звонящих и посетителей.
3. Переадресовывать входящие и управлять исходящими телефонными звонками, принимать и отправлять факсы, записывать сообщения для сотрудников.
4. Обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию (принимать, регистрировать, переадресовывать).
5. Вести работу с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем).
6. Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании.
7. Осуществлять доставку особо важных документов и договоров.
8. Осуществлять отправку и прием документов из регионов.
9. Обеспечивать сотрудников компании пропускными документами.
10. По поручению руководителя согласовывать отдельные вопросы с работниками Подразделений.
11. Своевременно информировать сотрудников об изменениях или нововведениях в компании.
12. Следить за изменениями в организационной структуре компании, своевременно вносить коррективы.
13. Обновлять список телефонов и адресов, необходимых Подразделению и мобильных телефонов сотрудников.
14. Вести документацию по анкетным данным сотрудников. Осуществлять своевременное поздравление сотрудников Подразделения.
15. Поддерживать позитивный моральный климат в офисе. Проявлять взаимовыручку, ответственность, доверие, поддержку, оптимизм.
16. Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.
17. Выполнять правила трудового распорядка, принятые в компании.